SISTEMA DE INFORMACÓN INTERNA

ASPECTOS CONCEPTUALES:

Al investigar sobre los sistemas de información internas nos encontramos primero lo que son los SISTEMAS DE INFORMACION (SI) que son: “Conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma.” Este es un concepto enfocado en general a su función de los SI sobre una empresa.

Muchas empresas construyen extensas bases de datos internas: acervos electrónicos de información que se obtienen de fuentes de datos dentro de la empresa. Los directores de marketing pueden acceder fácilmente a la información de la base de datos y usarla para identificar oportunidades y problemas de marketing y así mismo planear programas y evaluar el desempeño.

SISTEMAS DE REGISTROS INTERNOS:

Los gerentes de mercadotecnia utilizan registros y reportes internos, para la planificación, la puesta en práctica y las decisiones de control cotidiano. La información de los registros internos consiste en la información recopilada de fuentes dentro de la compañía, para evaluar el desempeño y para evaluar sus problemas y oportunidades de mercadotecnia.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE REGISTROS INTERNOS:

Encontramos que estos registros deben contener: Disponibilidad de la información necesaria: Tiempo de respuesta del sistema. Funciones diversas para atender a variadas necesidades. Flexibilidad (adaptación a nuevas necesidades) Fiabilidad (en un periodo de tiempo) Interface amigable con el usuario. Exactitud. Seguridad Reserva El Sistema de Información en la Empresa.

 INFORME DE REGISTRO DE VENTAS:

CONCEPTO: Es un auxiliar obligatorio de característica tributario de foliación doble en el cual se registran en forma detallada, ordenada y cronológica, cada una de las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa.

IMPORTANCIA

·        El informe de registro de ventas nos ayuda a saber que nivel de ventas que tiene la empresa.

·        Verificar la aceptación que tienen los productos con la población.

·        Nos ayudara a establecer estrategias de ventas.

INFORME DE REGISTRO DE COSTOS:

CONCEPTO: Este registro esta confeccionado por la contabilidad de costos, el que emitirá uno por cada orden de trabajo que se ha enviado a los talleres productivos, contendrá el costo estimado analizado por elementos de gasto, unidades a producir o del servicio que se presta y otros datos de interés.

IMPORTANCIA

Permite a la gerencia comparar el costo real de fabricación de un producto, de un servicio o de una función con un costo previamente determinado.

INFORME DE REGISTRO DE INVENTARIOS:

CONCEPTO: Es un explorador de concentración de mercancías, donde se puede visualizar la información de todos los movimientos de inventarios y filtrarlos, agruparlos y totalizarlos por costos.
Este informe se puede obtener por medio de sistemas computarizados o manuales, que nos permiten conocer en entiempo real los productos que se encuentran en bodega, las ordenes de pedidos pendientes y los usuarios que solicitan nuevos productos.

IMPORTANCIA

·         Se puede negociar con mas confianza un mayor volumen de pedidos.

·         Plantear oportunamente las promociones para los productos que van a la baja.

      ·         Mejorar la estrategia comercial.

INFORME DE REGISTRO DE DEVOLUCIONES:

CONCEPTO: Retorno de todo o parte de un pedido que un cliente había contratado por no ajustarse a clausulas contractuales, a motivos comerciales, económicos o de otra índole.

TIPOS DE DEVOLUCIONES

Devoluciones a proveedor.

Se trata de mercancías devueltas por una tienda o un centro de distribución a un proveedor externo.

Devolución de tienda.

Se trata de mercancías devueltas por una tienda o centro de distribución a su propio centro de distribución.

Devolución de consumidor.

Son devoluciones en el comercio al por menor realizadas por clientes en las tiendas cuando se cambian mercancías o se realizan reclamaciones.

Devolución de clientes.

Son mercancías devueltas a mayoristas.

INFORME DE REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE FONDOS

CONCEPTO: Permite registrar otros movimientos de fondos y estados de carteras, el análisis de los saldos actuales y los resultados a futuro, elementos claves para la toma de decisiones.

IMPORTANCIA

Permite la libre definición de tipos de movimientos de fondos: ingresos, egresos, transferencias, préstamos, depósitos, adelantos, garantías, etc.

Posibilidad de definir nuevas causas que originan los movimientos de fondos.

Registro de saldos iníciales de cajas, cuentas bancarias, cheques de terceros, documentos a cobrar, obligaciones a pagar y tarjetas de crédito. 

INFORME DE REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR:

CONCEPTO: Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamientos de préstamos.

INFORME DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR:

CONCEPTO: Las compras a crédito realizadas por las empresas contienen un carácter responsabilidad por pagar, la cual debe liquidarse a una fecha futura. Estas partidas por pagar, se convierten en pasivos que deben pagarse con dinero, mercancías o servicios.

Otros tipos de partidas por pagar que se producen es a causa de sueldos que se deben a los empleados, intereses acumulados sobre documentos por pagar e importes por pagar, servicios públicos por pagar, intereses por pagar e impuestos por pagar.